[حور العين]

من: الأخت / غـــرام الغـــرام
كيفية كتابة خطاب اعتذار
( الجزء الثاني - 02 )

ربما تكون قد أفسدت الأشياء لكنك على استعداد الآن
أن تُبادر وتضع الأمور في نصابها الصحيح.

إنه لأمرٌ جيد لك حقًا أن تفعل ذلك!
فرسالة الاعتذار وسيلة جيدة للبدء في تعويض أحد الأخطاء
أو مساعدة شخص ما كي يشعر على نحو أفضل،
حتى وإن كان ذلك الخطأ غير مقصود من جانبك.

إذا كنت تريد التأكد من أن اعتذارك مُجدي حقًا وفعّال،
بل أنه لا يسبب المزيد من الأذى؛ فعليك إذن باتبّاع هذه النصائح.
لتبدأ أولًا باتباع الثلاث لطرق التالية
لتتعلم كيفية كتابة رسالة اعتذار رائعة:

اولاً : صياغة اعتذارك
ثانياً : الاعتذار بشكل صحيح
ثالثاً : بناء الرسالة


ثانياً : الاعتذار بشكل صحيح

1 - لا تَعِد بالتغيير
إلا إذا كنت متأكدًا بنسبة 100% من إمكانية تحقيق ذلك

هذا في غاية الأهمية، فإذا كنت قد أخطأت ولديك شعور
باحتمالية تكرارك الخطأ، أو إن كان الخطأ نابع من اختلافات
جوهرية في الشخصية أوالقيم

ففي هذه الحالة لا يجب أن تعد بالتغيير،
ذلك لأنه من المحتمل بنسبة كبيرة أنك ستكرّر الخطأ؛
وبالتالي أي اعتذارات مستقبلية عن أي شيء آخر
ستبدو حقًا جوفاء وبلا معنى.

✍✍✍✍✍✍

2 - كُن حذر بخصوص اللغة التي تستخدمها

إن الاعتذار مهارة، ونحن بطبيعة الحال لا نريد أن نقوم بالأمر
وسوف نحارب ذلك كثيرًا من الوقت.

ولهذا السبب إذا كنت ترغب في الاعتذار بشكل صحيح،
فعليك أن تكن حذرًا حول اللغة التي تستخدمها.

فبعض العبارات والكلمات تبدو وكأنها اعتذار،
لكنها في حقيقة الأمر تزيد الأمر سوءًا، لأنها تُظهر
أنك لا تشعر بالأسف فعلًا. من السهل الوقوع في استخدام مثل هذه الكلمات
عن طريق الخطأ، ولذلك يجب أن تكون على وعي تام أثناء كتابة رسالتك.

ومن الأمثلة على ذلك:
"تم ارتكاب بعض الأخطاء..."

استخدام عبارات "إذا"؛
مثل قولك:
"أنا آسف إذا تأذت مشاعرك"
أو "إذا شعرت بالسوء حيال هذا."
"أنا آسف أنك شعرت بهذه الطريقة."

✍✍✍✍✍✍

3 - كُن صادق وحقيقي

فعندما تعتذر عليك أن تكون صادقًا وحقيقيًا حيال ذلك.
وإذا كنت غير قادر على ذلك فمن الأفضل في بعض الحالات
الانتظار حتى تشعر فعلًا بالأسف قبل الاعتذار.

لا تستخدم النماذج المحفوظة أو الكليشيهات
عند كتابة الرسالة. كما لا تقوم بنسخ بعض الرسائل
المتوفرة على شبكة الإنترنت، فأنت تريد لكلامك
أن يكون دقيق بخصوص ما حدث حتى يعرف الشخص
الذي تعتذر له أنك تفهم ما حدث وكيف كان مؤذيًا.

✍✍✍✍✍✍

4 - ابقِ التوقعات والافتراضات المسبقة بعيدًا عن الخطاب

فأنت لا تريد أن تبدو رسالتك مُلحة أو وقحة
أو حتي خالقة للمزيد من الإهانة ,كما لا تُريد أيضًا لنفسك
أن تظهر محاولًا الضعط من أجل المسامحة.

كذلك لا يجب أن تضع الافتراضات حول شعورهم
أو لماذا هم مستاءون، لأن ذلك يمكن أن ينتهي إلى أنك لا تفهم جيدًا
ما حدث. لذلك عند استخدامك للغة، من الأفضل أن تتخذ لهجة متواضعة
تجعلهم يشعروا بالسيطرة على الأمر؛
هذا النوع من اللغة سيساهم بشكل كبير في مسامحتهم لك.

✍✍✍✍✍✍

5 - انتظر يوم أو يومين قبل إرسالها بالبريد

انتظر إن أمكن بضعة أيام قبل إرسال الرسالة،
حتى تكون قادرًا على قراءتها مرة أخرى
عندما تكون معزولًا أكثر عاطفيًا عن ما كتبت

ثالثاً : بناء الرسالة

1 - اختر أفضل طريقة للبدء في الرسالة

عند الاعتذار ينبغي أن تبدأ بـ "عزيزي...."
ومن الأفضل ألا تبالغ في تجميل لغتك في بداية الرسالة،
وحاول قدر الإمكان الحفاظ على التحية بشكل أساسي.

✍✍✍✍✍✍

2 - اختم الرسالة بشكل جيد

إذا كنت لا تعرف كيف تختم رسالتك فاختمها بالشكل المعتاد:
"مع خالص التقدير..."
ومع ذلك يمكنك أن تكون مبدعًا أكثر إذا كنت تريد أن تُبقي الرسالة
بعيدة عن الرسمية.

حاول استخدام عبارات مثل
"أتوجّه إليك بكامل تحياتي" أو "مرة أخرى،
أعتذر لك بشدة عما سببت لك من مشاكل
وآمل أن أضع الأمور في نصابها الصحيح."

✍✍✍✍✍✍

3 - اعمل على صياغة رسالة اعتذار رسمية تمامًا

إذا كنت تكتب رسالة اعتذار في إطار رسمي
فأنت بحاجة للتأكد من أن الرسالة تبدو رسمية.

فإلى جانب طباعتها بشكل جيد، عليك إضافة أشياء مثل التاريخ،
واسمك، واسم منظمتك، وتوقيعك مكتوبًا،
إلى جانب أي أشياء أخرى مرتبطة بطبيعة الرسالة الرسمية
حسب الحاجة إليها.

سوف تحتاج أيضًا لضبط الجُمل نحويًا،
كي تبدو رسالتك رسمية وفي أنسب صورة للموقف.

أفكار مفيدة

قُل ما تعني واعنِ ما تقول.
فالصدق مُفتاح الحل. إذا وعدت فاوفِ بوعدك.

قد تضطر إلى تناسي كبريائك عند الاعتذار.
لن تجني شيئًا من غرورك، فالعلاقات الجيدة لا يمكن أن تقدر بثمن
في كثير من الأحيان.

تأكد من أن رسالتك ليست قصيرة.
جملتان أو ثلاث لن يؤدوا أبدًا بالهدف المرغوب.
اظهِر للشخص أنك بذلت وقتًا وجهدًا في الرسالة.

إذا واجهت صعوبة في كتابة الرسالة،
فاطلب من صديق أو من أحد أفراد الأسرة للمساعدة.
سيكونوا على علم بما هو متوقَّع منك،
وسيسعدوا بمساعدتك في ذلك.

تأكد من أن الرسالة قصيرة ولطيفة؛
ادخل في الموضوع وتحمل المسئولية كاملة.

حاول توضيح الأسباب التي أدت بك لفعل ذلك.
قد يشعر الشخص على نحو أفضل إذا علم أنك لم تكن ماكرًا
أثناء هذا الفعل ,قُل أن الخطأ كان خطأك،
ولا تُحاول إلقاء اللوم على الشخص الآخر.
وسُيظهر هذا مدى مسئوليتك ونُضجك.

تحذيرات

لا تضف أي أشياء من شأنها أن تساهم في شعور الشخص
بشكل سئ. فإنهم لن يتخذوا الرسالة على محمل الجد
ومن الممكن ألا يسامحوك.

تم بحمد الله تعالي